SMS MINING SUPPORT SERVICES RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) EXPÉRIMENTÉ(E) - - COTE D'IVOIRE

SMS MINING SUPPORT SERVICES RECRUTE UN(E) ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(VE) EXPÉRIMENTÉ(E)
À PROPOS DE L’OFFRE
Shannon Mining Services / SMS Mining Support Services recrute un (01) Assistant Administratif Expérimenté pour renforcer ses équipes sur un site minier.

Le/la titulaire du poste sera rattaché(e) au Project Administrator et aura pour mission d’assurer la gestion administrative et logistique quotidienne des équipes et du projet, tout en garantissant une circulation fiable des informations entre les différents services du site.

POSTE À POURVOIR
Intitulé : Assistant(e) Administratif(ve) Expérimenté(e)
Nombre de postes : 01
Lieu de travail : Zouan-Hounien – Mine de Ity
Type de contrat : CDD
Temps de travail : Temps plein
Date de début : Disponibilité immédiate
Date limite de candidature : 13 octobre 2026 à 17h00 GMT

MISSION PRINCIPALE
Rattaché(e) au Project Administrator, l’Assistant(e) Administratif(ve) assure la gestion administrative, documentaire et logistique du projet.

Il/Elle veille notamment à la bonne circulation de l’information entre les services, au suivi
administratif du personnel, à la gestion des documents, des dépenses, de la logistique et des activités quotidiennes du site.

MISSIONS DÉTAILLÉES
Coordination et circulation de l’information
Coordonner les échanges administratifs avec les services RH, Production, Maintenance, HSE, Finance, Comptabilité et Logistique.
Identifier les anomalies et assurer leur remontée dans les délais.
Veiller au respect des procédures internes.
Garantir la confidentialité, l’éthique et l’intégrité dans le traitement des informations.
Administration du personnel
Créer et mettre à jour les dossiers individuels du personnel.
Assurer le suivi et la confidentialité des contrats de travail.
Collecter, vérifier, classer et archiver les documents administratifs.
Assurer le suivi des pointages, permissions, absences et sanctions disciplinaires.
Appuyer les processus de recrutement et d’intégration.
Participer au suivi des mutations et des fins de contrat.
Traiter les demandes administratives du personnel.
Préparer les certificats, attestations et documents relatifs aux indemnités.
Mettre à jour les registres RH et les rapports d’effectifs.
Pointage, présence et suivi des effectifs
Consolider quotidiennement les données de présence et d’absence.
Suivre les rotations, heures supplémentaires et mouvements du personnel.
Contrôler les feuilles de temps, congés et permissions.
Vérifier les justificatifs transmis par le personnel.
Informer les services RH, Production et Finance/Paie des mouvements constatés.
Mettre à jour les listes du personnel par équipe et par rotation.
Transmettre les effectifs aux différents prestataires concernés.
Documentation, rédaction et archivage
Rédiger les rapports d’activité, notes internes et courriers administratifs.
Préparer les présentations et documents nécessaires au suivi du projet.
Classer et archiver les documents du projet de manière organisée et traçable.
Assurer l’archivage des factures et autres pièces administratives.
Budget et suivi des dépenses
Préparer les propositions de dépenses.
Élaborer les demandes d’achat.
Assurer le suivi des factures fournisseurs.
Suivre les coûts administratifs.
Participer au suivi budgétaire du projet.
Hébergement, transport et accueil
Assurer le suivi administratif des hébergements.
Participer à la gestion des chambres et des affectations.
Organiser le transport du personnel.
Assurer l’accueil des visiteurs.
Participer à l’organisation des déplacements.
Logistique et maintenance des locaux
Gérer les fournitures de bureau et produits d’entretien.
Assurer le suivi des consommables.
Préparer les expressions de besoins et commandes.
Contrôler la réception et la distribution des fournitures.
Assurer le suivi des stocks de consommables.
Suivre les interventions de maintenance des locaux.
Coordonner le suivi des travaux liés à la climatisation, l’éclairage et la plomberie.
Organiser les approvisionnements nécessaires au personnel.
Restauration
Suivre les commandes de repas.
Préparer les états quinzomadaires.
Recueillir les retours sur la qualité du service de restauration.
Faire remonter les éventuelles réclamations.
Veiller à la disponibilité des collations et boissons chaudes pour les équipes de nuit.
Reporting, projets communautaires et événements
Préparer et mettre à jour les tableaux de bord.
Élaborer les rapports et fichiers de suivi.
Consolider les données relatives à la restauration dans le reporting mensuel.
Participer au suivi administratif des projets communautaires.
Assurer la remontée des informations aux responsables.
Participer à l’organisation des événements et activités de l’entreprise.
PROFIL RECHERCHÉ
Formation
Être titulaire d’un Bac+3 en Administration, Secrétariat, Gestion d’entreprise, Ressources Humaines ou dans un domaine équivalent.

Expérience professionnelle
Justifier de 3 à 5 ans d’expérience en administration de projet.
Une expérience dans un environnement minier, industriel ou de chantier est fortement souhaitée.
Une expérience significative dans le secteur minier constitue un critère important.
Compétences informatiques
Posséder une très bonne maîtrise de :

Microsoft Word ;
Microsoft Excel ;
Outlook ;
PowerPoint ;
Logiciels de paie ;
Logiciels de gestion documentaire.
QUALITÉS REQUISES
Le candidat doit faire preuve de :

Esprit d’analyse ;
Esprit d’équipe ;
Autonomie ;
Discrétion ;
Rigueur ;
Sens de la communication ;
Sens de l’organisation ;
Éthique professionnelle ;
Capacité à travailler dans un environnement exigeant.
AUTRES CRITÈRES
Sexe : poste ouvert aux hommes et aux femmes, avec une candidature féminine encouragée.
Âge : ne pas avoir plus de 40 ans.
Permis de conduire : obligatoire.
Langues : français courant ; la maîtrise de l’anglais constitue un atout.
Savoir lire et écrire : obligatoire.
COMMENT POSTULER ?
Les candidats intéressés doivent transmettre leur candidature à l’adresse suivante :

📧 recruitment@sms-africa.com

Date limite : 13 octobre 2026 à 17h00 GMT

Prise de fonction : disponibilité immédiate

INFORMATIONS SUR SMS – MINING SUPPORT SERVICES
Adresse : Marcory Bld. VGE, Face Orange CI Telecom, 3e étage, Immeuble Karine Plaza, 18 BP 3232 Abidjan 18, Côte d’Ivoire.

E-mail : info@sms-africa.com